Sony Music har fyrdubblat sin kreativa produktionskapacitet med Asana

Teamen för marknadsföring och kreativ produktion på katalogavdelningen Legacy Recordings på Sony Music ansvarar för att hålla över 100 år av musik och artister levande, t.ex. Jimi Hendrix, Bob Dylan, Mariah Carey och Michael Jackson. Under de senaste fem åren har musikindustrin gått igenom en avgörande förändring när skivbolagen framgångsrikt har övergått till en affärsmodell för streaming. För att hantera övergången från försäljning av album till mikrotransaktioner beslutade Legacy Recordings team för marknadsföring och kreativ produktion att implementera en kampanjstrategi som alltid är ”på”.

När Walter Gross, digital marknadsföringschef, anslöt sig till teamet fanns det ingen standardprocess för att ta fram reklammaterial för de över 1 000 artisterna som Legacy Recordings stöder. Eftersom flera kampanjer pågår samtidigt innebar det att kreativa förfrågningar och kopieringsförfrågningar ofta försvann i oändliga e-posttrådar och korta skrivbordskonversationer.

När teamet saknade ett centralt plats där de kunde spåra och hantera kampanjernas alla kreativa processer och material hände följande:

• Viktiga deadliner missades eftersom förfrågningar gick förlorade eller saknade viktig information som behövdes för att göra arbetet.

• De hade ingen insyn i statusen för kreativa tillgångar och kunde inte rapportera om produktionsprocessen till ledningen.

• Teamet kunde inte stödja den mängd kampanjer och artister de behövde eftersom deras produktionsprocess inte var synkroniserad med marknadsföringsteamet.

• De kunde inte dra nytta av insikter och lärdomar från tidigare kampanjer för att förbättra genomförandet och kreativa produktionsprocesser.

Walter visste att teamet behövde centralisera och effektivisera sin kreativa produktionsprocess så att de kunde genomföra fler kampanjer för att hålla Legacy Recordings artister aktuella för alla musikälskare – och uppnå sina affärsmål.

Hitta rätt lösning

När teamet utforskade Asana som en möjlig lösning fann de att det skulle vara möjligt för dem att ansluta och samordna sin kampanjkalender och kreativa produktionsprocess. Det erbjöd också den flexibilitet och anpassning de behövde för att stödja olika marknadsföringsteam och arbetsflöden. Viktigast av allt var att Walter tyckte att Asana var mer intuitivt att använda än andra verktyg de utvärderade och kände sig säker på att teamet skulle anpassa sig.

”Asana kändes som rätt produkt för oss eftersom det är avsett att tillgodose behoven i en snabb planeringsprocess.”

Flytta viktiga arbetsflöden och viktiga intressenter till Asana

Walter började med att flytta nyhetskalendern för alla artister och skivbolag på Legacy Recordings till Asana. Sedan byggde teamet upp en standardprocess för nyhetsbrev så att alla förstod sina ansvarsområden, kreativa behov och beroenden. Därigenom slapp de omedelbart mycket av krånglet, osäkerheten och förvirringen som teamet upplevde när de försökte skapa dessa nyhetsbrev via e-post tidigare.

Därefter skapade teamet sin kampanjkalender för sociala medier i Asana. Eftersom teamet hanterar både artisternas och skivbolagens sociala medier-kanaler var det viktigt att effektivisera och skala upp den kreativ produktionen för dessa kampanjer så att man kunde nå sina engagemangsmål.

Musik i streamingens tidsålder

Nu med Asana centraliseras all kreativ produktion och godkännanden i ett projekt som är kopplat till kampanjteamets kalender så att kreativa behov och slutdatum blir tydliga. Förfrågningar utvärderas och hanteras snabbt. Teamet kan rapportera om all kreativitet till intressenter och ledarskap på ett korrekt sätt.

Utöver att säkerställa att kreativt material produceras i tid har Asana gjort det möjligt för teamet att:

• Skala deras kreativa produktionsprocess för att skapa fler annonser, videor och medieformat för deras sociala medier-kampanjer och e-postkampanjer.

• Samarbeta mer effektivt så att de kan lägga sin tid och energi på strategi och kreativ riktning istället för att spåra upp viktig information.

• Starta fler kampanjer för att marknadsföra fler artister så att de kan utöka sin målgrupp för sociala medier och sin e-postdatabas.

Nästa kapitel: promota artister som är ”off-cycle”

När artister som Adele, John Legend, Alicia Keys och Beyonce är ”off-cycle” (vilket betyder att de inte har en nytt album på gång), brukar skivbolagen inga göra några marknadsföringskampanjer för att uppmärksamma konsumenterna på och deras musik. I år, tack vare den extra kapacitet de har fått sedan de implementerade Asana, tar Legacy Recordings-marknadsföringsteam på sig det här arbetet.

Vad är nycken till att kunna ta sig an allt detta extraarbete? Teamet kommer att använda de processer de har skapat i Asana för att effektivt genomföra dessa kampanjer och samarbeta med representanter från Columbia, Epic, RCA med flera, som representerar dessa artister.